Die Verschärfung des Nachweisgesetzes (NachwG) seit dem 01. August 2022 hat erhebliche administrative Auswirkungen auf die betriebliche Altersversorgung (bAV) und schafft neue Haftungsrisiken für Arbeitgeber.

Was ist die Kernpflicht?

Das NachwG verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Neu ist: Wenn Sie eine bAV anbieten (auch nur die Möglichkeit der Entgeltumwandlung), müssen Sie den Mitarbeiter darüber informieren und zwingend Name und Anschrift des Versorgungsträgers (z.B. der Versicherungsgesellschaft) im Arbeitsvertrag oder einem separaten Nachweisdokument nennen.

Die „Schriftform-Falle“ (Haftungsrisiko 1):

Das größte Problem des NachwG ist die „strenge Schriftform“.

• Schriftform bedeutet: Das Dokument muss von Ihnen (Arbeitgeber) eigenhändig auf Papier unterschrieben und dem Mitarbeiter im Original ausgehändigt werden.
• Textform (E-Mail) reicht nicht: Eine Übermittlung per E-Mail, die Nennung im Intranet oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllen die Anforderungen des NachwG nicht.
• Dies widerspricht der digitalisierten Praxis in fast allen Personalabteilungen und zwingt zu einem Papierprozess.

Das Bußgeld (Haftungsrisiko 2):

Ein Verstoß gegen diese Nachweispflichten ist seit 2022 eine Ordnungswidrigkeit. Erstmals können Verstöße (insbesondere das Fehlen der Schriftform oder fehlende bAV-Angaben) mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € pro Einzelfall (pro Mitarbeiter) geahndet werden.

Dokumentationslücke (Haftungsrisiko 3):

Wenn Sie die bAV-Informationen nicht nachweislich übergeben haben, fehlt Ihnen der Beweis, dass Sie Ihrer Aufklärungspflicht nachgekommen sind. Dies erleichtert es Mitarbeitern, Sie Jahrzehnte später auf Schadensersatz für eine vermeintlich „verschwiegene“ bAV zu verklagen.

Dies ist keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung, sondern dient der allgemeinen Information.