Die Informations- und Dokumentationspflichten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeitgeberfürsorge und ein zentraler Hebel zur Haftungsvermeidung. Versäumnisse können als Verletzung vertraglicher Nebenpflichten gewertet werden und zu Schadensersatzansprüchen führen.

Ihre Pflichten lassen sich in drei Phasen unterteilen:

1. Bei der Einrichtung (Abschluss):

• Aufklärungspflicht (Recht auf bAV): Sie müssen Ihre Mitarbeiter aktiv darüber informieren, dass sie einen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung haben (§ 1a BetrAVG).
• Zuschusspflicht: Sie müssen über Ihre Pflicht zur Zahlung des 15%-Zuschusses (bei SV-Ersparnis) informieren.
• Anbieter-Info: Sie müssen klar kommunizieren, welchen Durchführungsweg und welchen Anbieter (z.B. „Direktversicherung bei Gesellschaft X“) Sie für die Entgeltumwandlung anbieten.
• Dokumentation: Die Entgeltumwandlungsvereinbarung muss zwingend schriftlich (oder in Textform) vorliegen, vom Mitarbeiter unterschrieben sein und zur Lohnakte genommen werden.

2. Während der Vertragslaufzeit (Laufende Verwaltung):

• Lohnnachweis: Die bAV-Beiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) müssen korrekt und nachvollziehbar in der monatlichen Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden.
• Weiterleitung von Informationen: Sie müssen alle relevanten Vertragsinformationen, die Sie vom Versorgungsträger (Versicherer) erhalten (z.B. jährliche Standmitteilungen, Informationen über Beitragsänderungen), an den Mitarbeiter weiterleiten.

3. Bei Beendigung (Austritt / Kündigung):

• Informationspflicht zur Unverfallbarkeit: Beim Austritt müssen Sie den Mitarbeiter über den Status seiner bAV-Ansprüche informieren (§ 4a BetrAVG).
• Sie müssen ihm mitteilen, ob seine Ansprüche unverfallbar sind und wie hoch der Übertragungswert (das angesparte Kapital bei Entgeltumwandlung) ist.
• Meldung an Versorgungsträger: Sie müssen den Austritt unverzüglich dem Versorgungsträger (Versicherer) melden, damit dieser den Vertrag umstellen kann (z.B. auf private Fortführung oder Beitragsfreistellung).

Wichtiger Hinweis (Nachweisgesetz):

Seit August 2022 müssen Sie laut Nachweisgesetz (NachwG) bei Neueinstellungen die wesentlichen bAV-Regelungen (Name und Anschrift des Versorgungsträgers) schriftlich aushändigen, sofern Sie eine bAV (auch nur Entgeltumwandlung) anbieten. Ein allgemeiner Hinweis auf „eine bAV“ reicht nicht mehr aus.

Dies ist keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung, sondern dient der allgemeinen Information.