Das ist eine der häufigsten Fragen von Arbeitgebern. Während die Entgeltumwandlung oft als „kostenneutral“ für den Arbeitgeber bezeichnet wird, ist dies seit Einführung des verpflichtenden 15%-Zuschusses nicht mehr korrekt.

Hier ist eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten, die für Sie als Arbeitgeber bei einer reinen Entgeltumwandlung durch den Mitarbeiter anfallen:

1. Direkte Kosten: Der 15%-Arbeitgeberzuschuss (Pflicht)

Seit 2022 (für alle Verträge) sind Sie gesetzlich verpflichtet, 15% des Umwandlungsbetrags des Mitarbeiters zusätzlich zuzuschießen, soweit Sie dadurch Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge) einsparen.

• Beispiel: Ihr Mitarbeiter wandelt 100 € um. Ihre SV-Ersparnis als Arbeitgeber beträgt ca. 20 € (da der AG-Anteil zur SV ca. 20% ist). Sie müssen 15% (also 15 €) als Zuschuss zahlen.
• Netto-Effekt: In diesem Beispiel verbleibt Ihnen oft noch eine kleine Ersparnis (im Bsp.: 20 € Ersparnis – 15 € Zuschuss = 5 € Ersparnis).
• Fazit: Der 15%-Zuschuss ist zwar ein direkter Kostenfaktor, wird aber in der Regel durch Ihre eigene SV-Ersparnis (über-)kompensiert. Er ist also oft „liquiditätsneutral“.

2. Administrative Kosten (Indirekte Kosten)

Dies sind die „versteckten“ Kosten der bAV, die oft unterschätzt werden. Ihre Personal- oder Lohnbuchhaltung muss die bAV verwalten.

• Einrichtung: Erstellung der Entgeltumwandlungsvereinbarung, Anlage des Vertrags, Einrichtung der Lohnart in der Lohnabrechnung, Korrespondenz mit dem Versicherer.
• Laufende Verwaltung: Monatliche korrekte Abrechnung und Abführung der Beiträge (inkl. 15%-Zuschuss), Verwaltung von Vertragsänderungen.
• Störungen & Austritt: Bearbeitung von Änderungen bei Elternzeit, Krankheit (Beitragsfreistellung) oder bei Kündigung des Mitarbeiters (Meldung an den Versicherer, Abwicklung der Portabilität).
• Folge: Dieser Aufwand kostet entweder interne Personalzeit oder externe Gebühren (z.B. beim Steuerberater oder Lohnbüro).

3. Haftungsrisiken (Risikokosten)

Als Arbeitgeber tragen Sie die „Einstandspflicht“ (siehe Frage 7). Dieses Risiko ist nicht direkt bezifferbar, stellt aber einen potenziellen Kostenfaktor dar.

• Haftung für Fehler: Vergessen Sie den 15%-Zuschuss oder meldet Ihre Lohnbuchhaltung einen Beitrag falsch oder zu spät, haften Sie für den entstandenen Schaden.
• Beratungshaftung: Obwohl Sie nicht zur bAV-Beratung verpflichtet sind, müssen Sie sicherstellen, dass die (internen oder externen) Informationen korrekt sind.

Zusammenfassend: Die bAV per Entgeltumwandlung ist nicht kostenlos. Die direkten Zuschuss-Kosten werden jedoch meist durch die SV-Ersparnis gedeckt. Die realen Kosten für den Arbeitgeber liegen im Verwaltungsaufwand und dem administrativen Haftungsrisiko.

Dies ist keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung, sondern dient der allgemeinen Information.